De Datacorporatie-Casper Hofstee

De Datacorporatie

Casper Hofstee

Voor elke woning die een woningcorporatie bezit of beheert, zal diezelfde organisatie een veelvoud aan data bezitten. Deze data lijken in toenemende mate een rol te gaan spelen bij het uitvoeren van de bedrijfsvoering. Naast dat de corporatie steeds meer informatie vastlegt binnen haar systemen, zal ook de kwaliteit van de data een grotere rol gaan spelen. Immers, kwalitatief goede data kunnen voor allerlei doeleinden worden gebruikt. Hiermee lijken Big Data hun entree te doen binnen de corporatiesector. Dit stuk poogt te informeren over het datagebruik bij corporaties en probeert richting de toekomst te kijken. Dit wordt gedaan aan de hand van voorbeelden uit de bedrijfsvoering van de corporatie Woonstad Rotterdam, alwaar de auteur werkzaam is.

Informatie is geïnterpreteerde data

In vrijwel elk werkproces binnen een corporatie worden data, ool wel bekend als gegevens, verzameld en vastgelegd. Van deze data kan vervolgens informatie worden gemaakt. Op basis hiervan is het vervolgens mogelijk om geïnformeerde beslissingen c.q. beleid te vormen. Informatie is dus geïnterpreteerde data. De gemiddelde woningcorporatie vergaart op veel verschillende manieren data en informatie. Bij het verhuren van een woning worden gegevens over de huurder vastgelegd, zoals leeftijd, voormalige woonplaats en het aantal medehuurders.

Bij de oplevering van een nieuwe woning zullen er in de verhuuradministratie diverse data over de woning worden vastgelegd. Vaak gaat dit om het bouwjaar, de oppervlakte of het aantal kamers. Voor de financiële administratie worden allerhande kosten en baten vastgelegd. Al deze data worden in de diverse systemen vastgelegd, zodat dit gebruikt kan worden binnen de bedrijfsprocessen. Vaak gaat het dan om verhuur- en vastgoedadministratie, of bijvoorbeeld Excel-bestanden. Data en informatie worden dus voor op allerlei belangrijke fronten binnen de corporatie gebruikt. Om dit verhaal enigszins specifieker te maken, volgen nu twee voorbeelden uit de dagelijkse praktijk.

Big data bij Woonstad Rotterdam

Op dit moment is Woonstad Rotterdam zich aan het voorbereiden op het passend kunnen toewijzen van huurwoningen. Immers, vanaf 2016 moeten corporaties 95% van hun huurwoningen passend toewijzen aan de primaire en secundaire doelgroep. Passend toewijzen houdt in dat de huur aansluit op het inkomen van een huurtoeslaggerechtigde huurder. De gevraagde huur moet daarmee onder de zogenaamde aftoppingsgrenzen liggen. Om dit voor elkaar te krijgen, zullen corporaties met hun huurvoorraad moeten gaan spelen en eventueel woningen gaan aftoppen.

Voor het implementeren van deze maatregel zijn veel gegevens nodig en moeten diverse stappen genomen worden. Op het gebied van data zijn hiervoor diverse gegevens nodig, zoals: 1) alle woningen die in bezit zijn en die met (terugkoop)voorwaarden zijn verkocht, 2) woningwaarderingspunten per woning, 3) aantal kamers, en 4) Strategisch Verhuur Beleid-labels. Al deze data komen voort uit het verhuuradministratiesysteem dat Woonstad gebruikt. Het is dan ook zaak dat deze data goed worden vastgelegd. Dit wordt enerzijds gedaan door de verhuurmedewerkers en de verhuuradministratie, en anderzijds door de beleidsafdelingen zelf.

Een ander voorbeeld van een data-intensief proces binnen Woonstad Rotterdam is de vastgoedwaardering. Sinds enige tijd waardeert Woonstad zijn bezit tegen marktwaarde. Ieder tertaal wordt van een gedeelte van de voorraad de waarde bepaald en na 3 jaar heeft de gehele voorraad zo de revue gepasseerd. Voor deze waardering wordt een Taxatie Management Systeem gebruikt. Dit systeem haalt de benodigde informatie grotendeels uit het vastgoedadministratiesysteem Wocas.

De waardering bepaalt natuurlijk de marktwaarde van Woonstad, die invloed heeft op zaken als de rente waartegen geleend kan worden en de solvabiliteit. Hierdoor is het van groot belang dat de waardering zo exact mogelijk is. Daarom worden er allerlei gegevens over het bezit gebruikt die invloed hebben op de waarde van een woning. Dit varieert van hoe groot de woning is en de locatie, tot de aanwezigheid van een hydrofoor of plastic kozijnen. Alle gegevens die in het taxatieproces gebruikt worden moeten exact correct zijn. Helaas is dit niet altijd het geval, waardoor er in sommige casussen aanpassingen of toevoegingen nodig zijn geweest.

Het vergroten van de datakwaliteit

Omdat data een wezenlijk onderdeel zijn van veel van de processen en projecten die zich binnen een woningcorporatie afspelen, is het van wezenlijk belang dat de kwaliteit op orde blijft. Een belangrijke vraag hierbij is: wie is de eigenaar van de data en daarmee verantwoordelijk voor de kwaliteit? Zijn dit, in het geval van huurwoningen, de verhuurmedewerkers die de woningen verhuren? Of is het de verhuuradministratie die de administratie van het woningbezit verzorgt? Of, zijn het de eindgebruikers die, wanneer ze onvolkomenheden signaleren, correcties moeten aandragen? Het moge duidelijk zijn: in het kader van datakwaliteit is het belangrijk dat centraal wordt vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is.

Omdat veel van de basisgegevens over de woningen gebruikt worden in het taxatie- en waarderingsproces heeft de afdeling Vastgoedsturing bij Woonstad Rotterdam een aantal dataverbeteringsacties uitgevoerd. De reden hiervoor was tweeledig: enerzijds dient de waardering zo exact mogelijk te zijn, en aan de andere kant is betrouwbare input een vereiste vanuit de controlerende accountants. Allereerst is er gekeken naar de betrouwbaarheid van de geregistreerde bouwjaren en jaartallen waarin een ingreep heeft plaatsgevonden. Het bouwjaar van een woning zegt veel over kwaliteit van de woning. Dit werd beredeneerd vanuit de toenmalig geldende bouwkwaliteitseisen. Een overzicht van de opbouw van het woningbestand naar bouwjaar geeft dus inzicht in de algemene kwaliteit. Hetzelfde geldt voor wanneer er een ingreep heeft plaatsgevonden. Hoe recenter dit heeft plaatsgevonden, hoe hoger de kwaliteit van de ingreep (transformatie en renovatie) zal zijn geweest. Deze informatie werd vervolgens gebruikt om risico’s in de waardering te verwerken.

Een tweede omvangrijke dataverbeteringsactie die heeft plaatsgevonden was het controleren van de geregistreerde metrages c.q. oppervlaktes van de woningen. Uit ervaring was bekend dat deze met name bij transformaties en bij samenvoegingen niet altijd goed geregistreerd waren. Het oppervlakte is een van de belangrijkere gegevens in het waarderingsproces. Daarnaast wordt het metrage ook door de gemeente gebruikt bij de bepaling van de WOZ. Aangezien de WOZ-waarde een flinke invloed gaat krijgen bij het bepalen van het maximale aantal woningwaarderingspunten die een woning kan krijgen, zat er een zekere urgentie achter deze actie. Een extra moeilijkheidsfactor bleek het feit dat de WOZ altijd eigen gegevens hanteerde, maar op dit moment over aan het stappen is op data uit de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG). Daarom is in het kader van deze dataverbeteringsactie samengewerkt met de afdeling die binnen de gemeente Rotterdam verantwoordelijk is voor de BAG. Woonstad Rotterdam voerde het onderzoek uit en leverde onderbouwing aan bij de basisadministratie. Deze controleerde vervolgens het aangeleverde bewijs en voerde waar nodig correcties uit.

Data in de komende jaren

Het mag duidelijk zijn dat het voor de corporatiesector van belang is dat zijn hun gegevens op orde hebben. Vaak worden ruwe data gebruikt om informatie te vergaren waarmee beleid kan worden gevormd of beslissingen kunnen gemaakt. In sommige gevallen kan dit leiden tot stevige financiële gevolgen. Het is daarom van belang dat de onderliggende gegevens waarop iets wordt gebaseerd, betrouwbaar zijn. Omdat alle corporaties met veelal dezelfde vraagstukken te maken krijgen zal dit belang voor hen allen gelden. Immers, alle corporaties moeten op dezelfde manier hun bezit gaan waarderen en de gehele sector moet passend gaan toewijzen. Op basis van betrouwbare data is het tevens ook makkelijker werken. Men hoeft zich immers niet druk te maken of het fundament onder een besluit klopt. Ook het maken van beslissingen op basis van gevoel of individuele lijstjes zou hierdoor minder vaak voor hoeven komen.

Naast het verbeteren van de datakwaliteit lijkt er zich een interessante mogelijkheid aan te bieden in de vorm van Geografische Informatie Systemen (GIS). Het idee hierachter is dat informatie gekoppeld wordt aan een locatie. In het geval van een woningcorporatie zal dit de locatie van de woning zijn. Door middel van GIS- software zal het vervolgens mogelijk zijn om informatie op een kaart te tonen. Dit kan bijvoorbeeld de markwaarde per wijk zijn, of de ouderdom van het bezit per buurt. Een aantal corporaties bezit al dergelijke software en het biedt ze interessante mogelijkheden wat betreft informatieverspreiding. Ook bij Woonstad Rotterdam worden de eerste stappen in de richting van GIS gezet. Onlangs is hiervoor het bezit letterlijk in kaart gebracht, en deze ontwikkeling zal nu verder gebracht moeten worden.

Data en de informatie die er uit voort komt spelen dus een belangrijke rol binnen de bedrijfsprocessen van een woningcorporatie. Hoewel in dit stuk enkele voorbeelden zijn gegeven, is dit niet uitputtend. De hoeveelheid data die een gemiddelde corporatie heeft opgeslagen in diverse systemen is gigantisch. Op basis hiervan wordt onder andere beleid gemaakt en verslaggelegd over het presteren van het bedrijf. Dit maakt het beheer en verbetering van data tot een belangrijke taak, die niet te licht zou moeten worden opgevat.

Bijschrift: Op 19 mei j.l. kopte Vastgoedmarkt ‘Taxeren lastig voor ruim helft corporaties’. Uit onderzoek van CorporatieNL en KPMG bleek namelijk dat 55% van de corporaties twijfelt aan de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de data. Hierdoor is men nog niet in staat het woningbezit te waarderen tegen marktwaarde. Voor meer informatie zie http://www.vastgoedmarkt.nl/geen-categorie/nieuws/2015/05/taxeren-lastig-voor-ruim-helft-corporaties-10186865